• Corporate Office Solutions • We Are Platinum! Again! •
• Corporate Office Solutions • We Are Platinum! Again! •
2020 © COS. Proudly Crafted by Quart Creative Agency.

Politica de Confidențialitate

NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DE DATE CU CARACTER PERSONAL EFECTUATĂ DE CĂTRE CORPORATE OFFICE SOLUTIONS SRL


1. CINE SUNTEM ȘI CARE ESTE SCOPUL ACESTUI DOCUMENT

Această notă de informare a fost întocmită de Corporate Office Solutions SRL cu sediul social în București, Șos. București-Ploiești Nr. 73-81, Corp 2, Etaj 1, Sector 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub numărul J40/391/1998, Cod Fiscal RO10148013, în calitate de operator de date cu caracter personal (“COS”).

Prin acest document dorim sa explicăm de ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal ale vizitatorilor paginii noastre de internet, www.cos.ro, ale partenerilor de afaceri ai COS (e.g clienti, furnizori etc.) și ale reprezentanților acestora, precum și ale altor persoane care contactează sau vizitează COS, ale persoanelor care participă la evenimente organizate de sau cu implicarea COS și se aplică datelor colectate prin intermediul paginii noastre de internet, www.cos.ro, ca urmare a contractelor încheiate cu partenerii noștri de afaceri, precum și altor date cu caracter personal pe care le colectăm prin serviciul e-mail sau alte contacte offline sau în contextul unor evenimente organizate de sau cu implicarea COS.

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, iar o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Această notă de informare descrie, în principal:

cine suntem noi;
scopurile pentru care colectăm și utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal;
temeiurile de drept pe care se bazează prelucrările de date realizate de noi (i.e baza legală care ne permite să vă prelucrăm datele);
categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm;
durata procesului de prelucrare a acestor date;
drepturile dumneavoastră în calitate de persoane vizate și maniera în care puteți să vă exercitați aceste drepturi;
persoanele către care dezvăluim sau este posibil să dezvăluim datele dumneavoastră cu caracter personal.


2. SCOPURILE, TEMEIURILE DE PRELUCRARE ȘI CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM

În funcție de contextul în care interactionați cu noi, vă prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal în scopurile și în baza temeiurilor descrise mai jos:


2.1. În cazul în care utilizați site-ul nostru:

ActivitateScop
Utilizarea website-ului www.cos.roDatele colectate de la dumneavoastră cu ocazia utilizării website-ului nostru sunt prelucrate în principal pentru a vă permite utilizarea website-ului, precum și pentru a monitoriza traficul sau a îmbunătăți conținutul site-ului. Pentru aceste scopuri folosim cookie-uri, astfel cum detaliem prin Politica de Cookies.

2.2. În cazul în care ne vizitați la sediul nostru

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare
Supraveghere prin camere videoAsigurarea securității birourilor, activelor si personalului nostruImaginea dumneavoastrăInteresul nostru legitim de a asigura paza și protecția spațiilor, activelor și personalului nostru (Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR).
Conectare la WI-FIÎn cazul în care doriți să vă conectați la rețeaua noastră de internet wi-fi pe parcursul vizitei dvs. la sediul nostru, sistemul nostru vă va atribui în mod automat o adresă IP dinamică, generată în mod aleatoriu.Adresă IP dinamică, generată în mod aleatoriu, care nu permite identificarea dumneavoastră sau a dispozitivului de pe care vă conectați.Interesul dumneavoastră legitim de a utiliza conexiunea la internet disponibilă la sediul nostru (Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR).

2.3. În cazul în care sunteți sau doriți să deveniți un partener de afaceri (client, furnizor etc.) al COS

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare
Pași premergători la solicitarea dvs pentru încheierea unui contract sau derularea relației contractuale cu dumneavoastrăVă prelucrăm datele în scopul negocierii sau derulării relației contractuale încheiate cu dvs.Date de contactEfectuarea de demersuri la cererea dvs înainte de încheierea unui contract sau executarea contractului deja încheiat (Art. 6 alin. 1 lit. b din GDPR).
Comunicarea cu dvs.Vă prelucrăm datele pentru a putea comunica cu dvs. cu privire la orice aspecte relevante privind domeniul de activitate vizat.Date de contactEfectuarea de demersuri la cererea dvs inainte de încheierea unui contract sau executarea contractului deja încheiat (Art. 6 alin. 1 lit. b din GDPR).

2.4. În cazul în care sunteți un reprezentant, o persoană de contact, un salariat sau alt colaborator al unui partener de afaceri (client, furnizor etc.) al COS

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare
Derularea relației noastre contractuale cu partenerul nostru de afaceriDerularea relației noastre contractuale cu partenerul nostru de afaceriDate de contactInteresul nostru legitim de a asigura gestionarea corespunzătoare a relației contractuale cu partenerul nostru de afaceri (Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR)
Comunicarea cu dumneavoastrăComunicarea cu dumneavoastră cu privire la orice aspecte relevante legate de relația contractuală cu partenerul nostru de afaceriDate de contactInteresul nostru legitim de a asigura gestionarea corespunzătoare a relației contractuale cu partenerul nostru de afaceri (Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR)
Administrarea internă a contactelor de afaceriGestionarea eficientă a contactelor de afaceri prin software specializat (CRM).Date de contactInteresul nostru legitim de a ne organiza și gestiona eficient contactele de afaceri, în scopul unei mai bune evidențe a partenerilor contractuali (Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR).

2.5. În cazul în care sunteți participant la un eveniment organizat de sau cu implicarea COS

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare

Desfășurarea evenimentelor organizate de sau cu implicarea COS

Gestionarea participării și popularizarea evenimentelor organizate de sau cu implicarea COS

Imagini foto / video și alte date cu caracter personal care ne pot fi furnizate de dumneavoastră în mod direct sau de către organizatorul evenimentului la care ați participat sau ati intenționat să participați, după cazInteresul nostru legitim de a crea legături de afaceri cu companii interesate de domeniul în care activăm (Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR).
Realizarea de fotografii / înregistrări videoPutem prelucra anumite date cu caracter personal în contextul realizării de fotografii / înregistrări video cu participanții la evenimentele organizate de sau cu implicarea COS.Imagini foto / înregistrări video, precum și alte date cu caracter personal pe care ni le furnizați direct, din propria inițiativă.

Pentru fotografiile/ înregistrările video de ansamblu/ panoramice, ne bazăm pe interesul nostru legitim în desfășurarea și promovarea evenimentelor (Art. 6 alin. 1 lit. b din GDPR).

Pentru fotografiile/ înregistrările video în care figurați în prim-plan, ne bazăm pe consimțământul exprimat de dvs., inclusiv prin gestică, mimică, comportament (spre ex., prin modul de poziționare în cadrul fotografiei/ înregistrării video). Daca nu veți dori să apăreți în astfel de fotografii/ înregistrări video, aveți oricând posibilitatea de a vă adresa direct fotografului (Art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR).

2.6. În cazul în care sunteți abonat la newsletter-ul nostru

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare

Transmiterea de newsletter-e cu privire la produsele și serviciile oferite de noi

Transmiterea de newsletter-e cu privire la produsele și serviciile oferite de noi

Adresa de e-mailConsimțământul dvs. (Art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR)
Dacă v-ați abonat la newsletter-ul nostru, analizăm și documentăm dacă deschideți și cum utilizați newsletter-ul primit de la noi.Structurarea newsletter-elor noastre conform nevoilor dumneavoastră și îmbunătățirea ariei de acțiune a campaniilor noastre de marketing.Adresa de e-mailInteresul nostru legitim de a structura newsletter-ul conform nevoilor dumneavoastră și să îmbunătățim aria de acțiune a campaniilor noastre de marketing (Art. 6 par. 1 let. f of GDPR).

2.7. În cazul în care datele dumneavoastră ne sunt furnizate de către un partener de afaceri al COS

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare
Furnizarea serviciilor solicitate de amenajare birouri și spații de lucru.Putem prelucra anumite date cu caracter personal în scopul pregătirii și furnizării serviciilor solicitate.Numele dumneavoastră, precum și alte date cu caracter personal pe care ni le furnizează partenerul nostru de afaceri sau sunt accesate din surse publice, astfel cum acestea sunt necesare în vederea îndeplinirii scopurilor.Interesul nostru legitim de a îndeplini contractul încheiat cu partenerul nostru de afaceri (Art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR).

2.8. În cazul în care sunteti furnizor sau reprezentant, angajat sau colaborator al unui furnizor de produse și servicii relevante în domeniul nostru de activitate

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare

Colectarea de informații din piață cu privire la produsele și servicii relevante pentru activitățile de amenajare birouri și spații de lucru
Verificarea și actualizarea permanentă a informațiilor pe care le deținem cu privire la produsele și serviciile relevante pentru activitățile de amenajare birouri și spații de lucruDate de contact obținute de la terți sau din surse publiceInteresul nostru legitim de a avea informații actualizate cu privire la oferta disponibilă pe piață de produse și servicii relevante pentru activitățile de amenajare birouri și spații de lucru (Art. 6 alin. 1 lit. b din GDPR).

2.9. În cazul în care vă exercitați drepturile conferite de GDPR în calitate de persoană vizată

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare

Gestionarea drepturilor conferite de GDPR persoanelor vizate.
Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal poate fi necesară în cazul în care vă exercitați drepturile conferite de GDPR în calitate de persoană vizată.Datele de identificare, precum și alte date cu caracter personal pe care este posibil să ni le comunicați în mod direct, astfel cum acestea sunt necesare în vederea îndeplinirii scopurilor.Obligația noastră legală de a răspunde solicitărilor dumneavoastră.

2.10. Pentru toate categoriile de persoane vizate menționate mai sus

ActivitateScopCategorii Date cu Caracter PersonalTemei de prelucrare

Modificări de asociați, de structură sau tranzacții similare care vizează COS
Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal poate fi necesară în contextul unor modificări de asociați, de structură sau tranzacții similare care vizează COSDatele de identificare, precum și alte date cu caracter personal pe care dumneavoastră sau părțile la astfel de tranzacții le pot furniza direct, după cum este necesar pentru îndeplinirea acestor scopuri.Temeiul de prelucrare poate fi o obligație legală (în cazul în care COS are obligația legală de a dezvălui anumite date cu caracter personal autorităților publice), executarea contractului încheiat de COS în contextul unei astfel de tranzacții (dacă sunteți parte la contract) sau interesul legitim al COS de a realiza tranzacția în cel mai eficient mod (în celelalte cazuri).

Vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interesul legitim al COS, din motive care țin de situația dvs. specifică. Pentru mai multe detalii cu privire la drepturile dumneavoastră, vă rugăm să consultați sectiunea 7 de mai jos.

3. NECESITATEA FURNIZĂRII DATELOR

Atunci când datele cu caracter personal sunt comunicate de către dumneavoastră în mod direct, vă rugăm să furnizați toate categoriile de date cu caracter personal solicitate în scopurile menționate mai sus. În caz contrar, nu vom putea să ne desfășurăm activitatea în mod corespunzător (inclusiv, printre altele, să vă furnizăm serviciile noastre).

În cazul în care furnizați COS date cu caracter personal ale altor persoane fizice, vă rugăm să le informați, înainte de dezvăluirea datelor, despre modul în care COS intenționează să le prelucreze datele, astfel cum se prevede în această Notă de informare.

4. CUI DEZVĂLUIM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

4.1. Furnizorilor noștri de servicii

Dezvăluim datele dvs. cu caracter personal furnizorilor noștri de servicii, cum ar fi, spre exemplu, furnizorii de licențe de software specializat (CRM), furnizorii de servicii de website hosting, organizatori de evenimente, furnizori de servicii de transmitere de newsletters. Aceștia vor accesa și prelucra exclusiv datele cu caracter personal necesare pentru prestarea serviciilor contractate de către noi, pe baza unei documentații contractuale adecvate, temeiul acestei dezvăluiri fiind interesul nostru legitim de a contracta și beneficia de serviciile oferite de acești furnizori.

De asemenea, este posibil să dezvăluim datele dvs. cu caracter personal, după cum urmează:

– putem dezvălui imagini foto/video înregistrate în contextul evenimentelor organizate de sau cu implicarea COS, prin publicarea pe site-ul nostru, www.cos.ro sau pe platforme sociale precum Facebook, LinkedIn, Instagram sau YouTube, in temeiul interesului nostru legitim de a populariza evenimentele organizate de sau cu implicarea COS (detalii despre cum vă sunt prelucrate datele cu caracter personal pe aceste platforme găsiți aici:

– putem dezvălui datele cu caracter personal relevante partenerilor de afaceri care ne-au furnizat datele dumneavoastră cu caracter personal, în contextul furnizării serviciilor solicitate, dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea acestor scopuri;
– auditorilor, consultanților, avocaților noștri sau altor furnizori de servicii profesionale specializate, dacă este necesar pentru furnizarea de către aceștia a serviciilor contractate de noi, avand în vedere interesul nostru legitim sau obligația noastră legală de a contracta aceste servicii;
– terților cu care am putea discuta/negocia modificări de asociați, de structură sau tranzacții similare care vizează COS, având în vedere interesul nostru legitim în acest sens;
– autorităților și instituțiilor publice, în cazul în care avem o obligație legală în acest sens sau la solicitarea expresă a acestora, dacă este permis de lege.

4.2. Transferuri internaționale de date

Ca regulă, transferăm datele Dvs. cu caracter personal doar în state aparținând UE și/sau Spațiului Economic European (SEE); nu transferăm datele Dvs. către state din afara SEE.

Cu toate acestea, o serie de date postate pe platformele Facebook, LinkedIn, Instagram sau Youtube ar putea fi transferate în afara Spațiului Economic European potrivit detaliilor disponibile în politicile de prelucrare de date ale acestor companii, pe care le puteti consulta la adrese menționate mai sus.

5. CUM PROTEJĂM DATELE DVS.

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal, printre care:
Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor dvs., inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora.
Măsuri tehnice specifice. Utilizăm tehnologii care să asigure securitatea datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm, realizăm back-up-uri și verificăm că tehnologia de securitate utilizată este adecvată nivelului de risc.
Instruirea personalului. Ne instruim angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.
Controlul furnizorilor noştri de servicii. Potrivit legii, introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alţi operatori – operatori asociaţi) clauze pentru asigurarea protecţiei datelor pe care le prelucrăm.
De asemenea, adoptăm alte măsuri impuse de lege.

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, COS nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

6. CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE DVS.

Intenționăm să păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe întreaga durată a contractului încheiat cu partenerii de afaceri relevanți, precum și după încetarea contractului, în conformitate cu politicile noastre interne și cu obligațiile legale care ne revin.

În cazul în care datele nu sunt colectate în contextul unui contract cu partenerii noștri de afaceri, aceste date vor fi păstrate atât timp cât va fi necesar pentru a îndeplini scopul prelucrării datelor (de exemplu: 3 ani pentru datele prelucrate în vederea transmiterii de newsletters, 30 de zile pentru imaginile colectate de camerele de supraveghere, 3 ani pentru imaginile foto / video înregistrate în contextul unui eveniment organizat de sau cu implicarea COS).

7. DREPTURILE DVS.

Conform legii, beneficiați de următoarele drepturi legate de prelucrarea datelor Dvs. cu caracter personal pe care noi o realizăm:

  1. Dreptul de acces: puteți obține de la noi confirmarea că prelucrăm datele Dvs. cu caracter personal, precum și informații privind specificul prelucrării cum ar fi: scopul, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor, perioada pentru care datele sunt păstrate, existența dreptului de rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării. Acest drept vă permite să obțineți gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, precum și contra-cost orice copii suplimentare.
  2. Dreptul la rectificarea datelor: puteți să ne solicitați să modificăm datele Dvs. cu caracter personal incorecte ori, după caz, să completăm datele care sunt incomplete.
  3. Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor Dvs. cu caracter personal atunci când: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucrăm; (ii) v-ați retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și noi nu le mai putem prelucra pe alte temeiuri legale; (iii) datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii; respectiv (iv) datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante.
  4. Retragerea consimțământului: puteți să vă retrageți oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prelucrate pe bază de consimțământ, fără însă ca aceasta să afecteze în vreun fel prelucrările realizate anterior retragerii. Vă puteți retrage consimțământul pentru transmiterea de newsletters oricând prin apăsarea butonului DEZABONARE din fiecare newsletter pe care vi-l transmitem sau transmițându-ne un email la adresa dataprotection@cos.ro.
  5. Dreptul de opoziție: vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interesul legitim al COS, din motive care țin de situația Dvs. specifică. Pentru detalii cu privire la prelucrările pe care le realizăm în interes legitim, va rugăm să consultați secțiunea 2 de mai sus.
  6. Restricționare: puteți solicita restricționarea prelucrării datelor Dvs. cu caracter personal dacă: (i) contestați corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor în cauză; (ii) prelucrarea este ilegală, iar Dvs. vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) datele nu ne mai sunt necesare prelucrării, dar Dvs. ni le solicitați pentru o acțiune în instanță; respectiv (iv) în cazul în care v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale COS ca operator prevalează asupra drepturilor Dvs. în calitate de persoană vizată.
  7. Dreptul la portabilitate: puteți să ne solicitați, în condițiile legii, să vă furnizăm datele Dvs. cu caracter personal pe care Dvs ni le-ați furnizat într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat (spre exemplu în format CSV). De asemenea, dacă ne solicitați expres, putem să transmitem datele Dvs. cu caracter personal unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic. Vă veți putea exercita dreptul la portabilitate numai dacă (cumulativ): (i) prelucrarea se realizează prin mijloace automate; și (ii) prelucrarea se realizează în baza consimțământului Dvs. sau pentru a executa un contract cu Dvs.
  8. Dreptul de a nu fi supus unui proces decizional individual automatizat, inclusiv crearea de profiluri.
  9. Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) în cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile:
Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter PersonalB-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod poştal 010336 Bucureşti, România anspdcp@dataprotection.ro


În cazul în care exercitati oricare dintre drepturile care va revin în baza legii, acest lucru nu va afecta: (i) prelucrarea care a avut deja loc; sau (ii) prelucrarea care nu se bazează pe consimțământul dvs.

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre drepturile enunțate mai sus sau pentru a pune o întrebare cu privire la aceste drepturi sau despre prelucrarea de catre noi a datelor dvs. cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați prin e-mail la adresa dataprotection@cos.ro sau prin poștă la sediul nostru din București, Șos. București-Ploiești Nr. 73-81, Corp 2, Etaj 1, Sector 1.

Acest document a fost întocmit atât în limba română cât și în limba engleză. În caz de discrepanțe între cele două versiuni, va prevala versiunea în limba română.

(Data ultimei revizuiri, 02.07.2020)

Contact us for your custom solution

Solicitare

Pentru orice cerere legată de produsele sau serviciile noastre folosește pur și simplu formularul de mai jos.

x

Subscribe to our newsletter

You’ll receive the latest news from the office solutions industry

You’ll get access to our campaigns

You’ll be updated with design and product insights